Comment améliorer au quotidien son efficacité au travail ?

J’ai souhaité écrire cet article car il me semble important, en tant qu’entrepreneur, de partager avec vous mes conseils et astuces pour améliorer votre organisation au travail.
Pour moi, une bonne organisation est la base de tout !
Que ce soit dans ma vie professionnelle ou personnelle, j’accorde une grande importante à l’anticipation, la classification et la priorisation des tâches via des outils performants et adaptés ! Je vous dévoile des astuces toutes simples pour optimiser votre organisation ainsi qu’une présentation des meilleurs outils !

1- Savoir anticiper

Le « temps » est un facteur essentiel pour maîtriser votre charge de travail. Pour cela, en amont, vous devez lister et estimer le temps de travail de chacune de vos tâches.

Prévoyez une marge de sécurité à chaque tâche. En effet, il est rare que les choses se passent toujours comme prévues (ex : appels téléphoniques, urgences…). Plusieurs facteurs peuvent faire varier le temps estimé : est-ce la première fois que vous effectuez cette tâche, est ce qu’elle est liée avec une autre personne, des urgences à traiter… En anticipant les « aléas », vous évitez les mauvaises surprises qui peuvent affecter votre temps de travail.

2- Classifier et prioriser les tâches

Une fois que toutes vos tâches sont listées, il est important de les classer par thème, par date d’échéance et surtout de définir le niveau d’urgence et d’importance.

Pour vous aider, j’ai réalisé ce schéma qui s’inspire de la Matrice d’Eisenhower (à droite) et qui va vous aider à gérer vos priorités.

1 – Les tâches que vous devez faire immédiatement
2- Les tâches que vous programmerez pour plus tard
3- Les tâches que vous pouvez déléguez à quelqu’un
4- Les tâches que vous pouvez éliminer

>> A regarder : vidéo sur La Matrice d’Eisenhower

3- Utiliser les bons outils pour planifier vos tâches

Une partie du stress est provoqué par le fait de ne pas pouvoir visualiser tout ce qui vous attend en un seul endroit et d’avoir peur d’oublier certaines tâches. Planifier votre semaine et vos journées vous permet d’avoir une vue d’ensemble de vos activités. Et cette vue sera bien meilleure ainsi qu’en gardant tout dans votre tête ou sur des bouts de papier égarés.

Il est inutile de tout planifier dans vos listes ou dans votre agenda. Assurez-vous d’y mettre les événements datés, les tâches importantes et celles qui vous avancent vers la réalisation de vos objectifs.

Quels outils, quelles méthodes ?

Utiliser votre calendrier (Outlook, Gmail…) afin d’avoir une représentation visuelle
Utiliser l’outil tâches de votre messagerie (Outlook, Gmail…) evernote, ou téléchargez une application autocollants ou post-it (Ex : sticky notes).
Enfin, la solution que je préconise est Trello : outil d’organisation, de collaboration et de gestion de projet

Je l’ai adopté il y a peu (pourtant j’en ai beaucoup entendu parler) et j’avoue avoir découvert une petite merveille. En effet, c’est une solution gratuite parfaitement adaptée aux besoins aux petites structures. Trello est bien plus qu’un outil de gestion de tâches ! Il permet de créer des cartes avec des checklist, chaque carte peut aussi être assignée à un ou plusieurs utilisateurs, et peut avoir une date limite. D’une prise en main facile, il ne nécessite aucune formation. Il suffit de télécharger l’application sur votre ordinateur et/ou votre smartphone et le tour est joué ! Il existe plusieurs manières d’utiliser Trello, je vous les présente dans le tutoriel ci-dessous.

Pour aller plus loin, voici quelques tutoriels si comme moi vous souhaitez utiliser Trello !

>> A lire : 6 manières d’organiser ses tâches sur Trello (Blog du modérateur)
>> A lire : tutoriel pour débuter avec Trello (blog Trello)

4- Bien transmettre les informations

Si vous travaillez en équipe, la communication entre plusieurs personnes peut s’avérer quelquefois un peu difficile. Voilà pourquoi les outils collaboratifs – ou outils de travail collaboratif- se sont développés. Ils permettent aux professionnels d’être plus efficace dans leurs tâches quotidiennes.

Les indispensables : testés et approuvés !

Google drive : application gratuite qui offre la possibilité de stocker des documents en Cloud et de les modifier. Documents texte, feuilles de calcul, formulaires, Google Drive propose des outils bureautiques assimilés aux logiciels classiques, tels que Word, Excel et PowerPoint. Ils permettent de créer et de stocker des documents, modifiables à tout moment. Les utilisateurs ayant reçu une invitation de partage peuvent alors travailler conjointement sur un fichier commun. Un gain de temps indéniable qui évite de nombreux allers-retours de versions différentes entre collaborateurs.
Dropbox : application gratuite de stockage de fichiers en ligne. Chaque nouveau dossier enregistré est installé sur le disque dur dont le contenu est automatiquement synchronisé (quel que soit l’appareil utilisé) avec un compte Dropbox distant, stocké sur Internet. Tous les documents (fichiers Microsoft Office ou Adobe, photos, vidéos, musiques, etc.) peuvent être consultés et partagés, même si le destinataire n’a pas de compte Dropbox.
Slack : a conquis bon nombre d’entreprises, des plus petites structures aux plus grandes. Ce vif succès s’explique en partie par son interface, qui est ludique et attrayante. Sa messagerie instantanée contraste avec les e-mails. Elle est plus interactive, amusante et surtout moins formelle. Les hashtags, les mentions, les likes, les GIFs font partie intégrante de Slack.

5- Déléguer

Dans la mesure du possible, essayer de déléguer au maximum vos tâches. Cf : se rapporter au schéma de priorisation des tâches ci-dessus. Il faut savoir s’avouer vaincu et parfois mettre sa fierté de côté. S’il apparaît que vous n’y arriverez pas seul dans les délais prévus, demandez du renfort plutôt que de mettre en péril un projet en tentant l’impossible. Cela peut passer par un collègue ou par un prestataire.

6- Savoir faire des pauses et stopper les intrusions mails !

Et oui, vous lisez juste ! Rien ne sert de terminer à pas d’heure tous les soirs … pour être moins efficace le lendemain. Si vous gérez bien votre travail vous n’aurez pas besoin d’heures supplémentaires.

Pour avoir une productivité maximale, l’idéal est de ne lire et répondre à ses mails qu’à certains moments de la journée.
Par exemple : en arrivant au travail, en revenant de la pause déjeuner puis vers 17h30-18h à la fin de la journée.
Autre idée, vous pouvez également couper vos notifications (mails, sms, applications) sur vos smartphones et vos ordinateurs.Vous devenez ainsi le maître du temps : vous n’êtes plus parasités et vous diminuez le risque de vous éparpiller..

Je l’avoue, c’est assez difficile à faire dans nos activités, car beaucoup de mails demandent une réponse rapide. Mais se concentrer sur une tâche et mettre tous les mails non urgents de côté pour y répondre d’un coup fait gagner énormément de temps. Essayez, vous verrez !

Article Trello.com : Avec Trello, votre Matrice d’Eisenhower vous suit partout
Article canva.com : Tutoriel pour utiliser slack

Les essais, c’est par ici :
– Dropbox
– Google Drive (se connecter avec votre compte Gmail)
– Trello
– Slack